Software completo para gestão de condomínios

Gerencie Processos Administrativos com eficiência e transforme a forma de relacionar no seu condomínio.

Poupe dinheiro e facilite a comunicação!

Software Ideal para:

Condomínios

Software desenvolvido para autogestão de condomínios e administradoras que desejam se diferenciar no mercado.

Síndicos Profissionais

O OnlineCondo possibilita gestão plena e independente. Os recursos ajudam a ampliar a sua carteira de clientes.

Principais Vantagens

Mais Completo

Atuamos em todas as fases do processo de gestão de um condomínio, tais como: financeira, cobrança jurídica, acordos, gestão de condôminos, portaria, comunicação social, benefícios para os condôminos, relação com imobiliárias e outros.

Transparência

O processo de comunicação entre condômino e administração é registrado e inviolável. Proporcionamos a veiculação de demonstrativos financeiros na web com consultas dinâmicas, comparativos entre meses e acessos aos documentos relacionados NFs, orçamentos, etc.

SAAS

Nos responsabilizamos por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema, e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso. Não há a necessidade da aquisição de licença.

Sites Responsivos

Site Público: veiculamos Normativas, Estatuto, Regulamento para Mudanças, Regras de Dependências etc. Site Privado: exclusivo para usuários com perfil cadastrado. Perfis básicos: administração, condôminos, portaria, contabilidade, zeladoria, segurança, diretores e escritório de cobrança.

Segurança

As informações da plataforma que abrangem os dados do condomínio, o site (público e privado) e o banco de dados. Todos são hospedados em segurança na nuvem, em hosts da Amazon. Páginas criptografadas.

Exclusividade

Os bancos de dados do seu condomínio não são compartilhados com os de outros condomínios, o que lhe dá independência e maior flexibilidade em alterações de cunho administrativo.

Chatbot

“Robô” ou assistente virtual de atendimento para automatizar e otimizar o atendimento que o condômino necessita. Não é necessário estar “Logado” para que o recurso funcione. É possível: Solicitar 2ª Via do Boleto, solicitar reserva, e verificar sua posição financeira, etc.

Segurança no Fluxo de Informação

Mensageria: Repositório com o registro toda informação veiculada no site. Quando o condômino gera a informação, ela é apresentada à administração, e é disponibilizada ao condômino. As mensagens não são apagadas, o que proporciona segurança ao fluxo de informação.

Auditoria: Repositório do registro automático de todas as alterações realizadas no banco de dados feitas tanto pela administração como pelos condôminos. Alterações indevidas podem ser facilmente identificadas.

Sua Gestão em outro nível!

As informações institucionais do condomínio são elaboradas com links e entregues por meio de E-mail/SMS/WhatsApp. Os links quando acionados levam o condômino diretamente ao conteúdo da informação, isso agiliza o processo de comunicação e comprovadamente dá resultados excelentes. Todo processo de comunicação é registrado no repositório da mensageria, o que confere segurança ao fluxo de informações.

Simplifique e agilize a forma de distribuir as Atas aos seus condôminos.

É possível promover pesquisar no conteúdo das atas sobre determinado assunto, e identificar aquelas que tratam do assunto pesquisado.

Algo urgente para noticiar? O módulo de notícias é um grande facilitador, você pode inserir um texto ou ainda qualquer tipo de arquivo (pdf,docx,excel, mp4 etc) e enviá-los.

A notícia tem caráter público, todos os condôminos têm acesso à informação veiculada.

Diferente da notícia que é geral, o comunicado, é restrito à lista de condôminos para os quais ele foi encaminhado. Pode ser enviado a todos os condôminos, caso queira. Outra diferença do comunicado é que ele pode ser configurado para receber comentários de forma semelhante a um chat.

Função que possibilita o engajamento do condômino, fazendo com que ele esteja mais presente e participativo na condução do condomínio. Com um único comando que dispara e-mail ou SMS se estabelece a relação com o condômino.

Função que facilita a resolução de problemas frequentes nos condomínios. Em casos de multas os valores envolvidos são integrados com o financeiro (boleto individual ou em conjunto com a taxa condominial do mês). Notificações feitas a inquilinos enviadas por e-mail podem automaticamente ser enviadas com aos proprietários e imobiliárias, dando-lhes ciência dos atos registrados.

 

Função que permite a inclusão de fotos dos eventos, confraternizações, obras e outros momentos no sistema, com possibilidade de envio aos condôminos por e-mail e SMS.

Função que permite a criação de enquetes com tempo determinado de duração, com perguntas objetivas, e explicação detalhada sobre o tipo de votação desejada (sim/não, múltipla escolha com voto em uma opção ou mais).

O voto de cada condomínio é secreto, e está ligado ao número de unidades que ele possui (ou equivalente). Os condôminos podem sugerir enquetes (opcional). O link da enquete é enviado via e-mail e/ou SMS para votação.

Na mudança de entrada ou saída, automaticamente é gerado um termo padrão previamente definido pela administração.

O inquilino recebe e-mail com a cópia do termo. É possível notificar por e-mail o proprietário, síndico e a imobiliária. No caso de saída de inquilino com débitos em aberto, eles serão apresentados automaticamente no e-mail.

A administração poderá agendar entradas e saídas de transporte de objetos (móveis, utensílios etc), que em conjunto com as mudanças poderá determinar a capacidade diária na movimentação de utensílios.

Quando um acordo é rompido o condômino é notificado automaticamente por e-mail que relacionara todas as parcelas anteriormente negociada no acordo e também registrara os dados deste e-mail no histórico de cobrança.

Envio pela administração de e-mail com dicas/instruções de como utilizar determinados módulos no sistema.

Muitas Vantagens para o Condômino

Estando cadastrado na plataforma, o condômino tem autonomia para incluir e alterar as suas informações com segurança, já que todas as manutenções efetuadas são registradas automaticamente para efeito de auditoria. A independência que lhe é dada, resulta em excelência na qualidade das informações.

Por período integral ou por fração de horas. Aprovação da reserva pode ser definida como pré-aprovada ou à aprovar. Integrado de forma automática com as contas a receber, sendo que após o uso da dependência o boleto é emitido em separado ou com o valor destacado no boleto da taxa condominial. Integrar com lista de convidados, o que facilita e proporciona segurança na portaria.

É possível o condômino elabore uma lista de convidados para o seu evento em dependência do condomínio previamente reservado ou em sua unidade, o que confere maior agilidade na liberação da entrada na portaria.

Obs: se o condomínio for comercial, pode-se locar dependências para terceiros, integrando com o contas a receber.

Veiculação de Venda / Locação de Unidades

É possível veicular os imóveis para venda ou locação. É permitido ainda a inclusão de imobiliárias parceiras, que terão acesso a essas informações. Para veiculação do anúncio, é preciso aprovação da administração.

Em ambos os casos, semanalmente (aos sábados) todos classificados incluídos na semana serão informados por e-mail aos condôminos que assim o permitirem.

Veiculação de produtos e serviços

É possível noticiar a venda de produtos e serviços, com prazo de exibição de 90 dias, após esse prazo é feita a solicitação de continuidade da publicação por mais 90 dias, tudo de forma automática e por e-mail. 

Para ativar a divulgação, o condômino deve aceitar as regras definidas pela administração, que serão registradas na mensageira. 

A relação de compra e venda se dá entre os condôminos, sem envolvimento da administração. De acordo com as definido pela administração para publicação um classificado ele pode requer aprovação ou ainda ser definido como pré-aprovado. 

É possível restringir que inadimplentes cadastrarem um classificado.

Veiculação de Venda / Locação de Unidades

É possível veicular os imóveis para venda ou locação. É permitido ainda a inclusão de imobiliárias parceiras, que terão acesso a essas informações. Para veiculação do anúncio, é preciso aprovação da administração.

Em ambos os casos, semanalmente (aos sábados) todos classificados incluídos na semana serão informados por e-mail aos condôminos que assim o permitirem.

Cobrança: Atribuição que determina como o condômino receberá o seu boleto da taxa condominial: impresso via correios, via e-mail, SMS ou DDA. A configuração poderá ser alterada a qualquer momento sem notificação à administração.

Endereço

É possível a alteração de endereço, residencial e/ou comercial, além de determinar qual deles será escolhido para envio de correspondência (incluso boleto impresso).

Contato de urgência: O condômino poderá cadastrar seus contatos de urgência, para que caso necessário eles sejam acionados.

Relacionados: O próprio condômino cadastra, com fotos, pessoas a ele relacionadas que automaticamente ficam liberadas para acesso na portaria (filhos, mãe, pai e outros).

Do mesmo modo, é possível que ele bloqueie um ou mais relacionados, isso fará com que haja uma sinalização na portaria não permitindo mais o ingresso.

O mesmo ocorre com o cadastramento dos funcionários do condômino.

Funcionários prestadores de serviço: Neste caso existe a possibilidade de que o condômino ao cadastrar o funcionário defina uma data de término do serviço, com 3 dias de antecedência do fim do prazo contratual o condômino será notificado por e-mail.

Veículos: O condômino poderá cadastrar seus veículos, podendo habilitá-los ou inabilitá-los para visualização na portaria.

Pets: O cadastro de fotos dos Pets no site, além de propiciar interações sociais quando você as torna públicas (demais condôminos podem visualizar), serve também para que a portaria caso necessite possa identificar pets perdidos. 

 

Como Funciona o Financeiro

Manutenção do Contas a Pagar pode ser tratado de forma independente, quando há mais de um operador para este módulo, assim por exemplo dados incluídos pelo síndico não podem ser alterados pela administradora e da mesma forma ao contrário.

Aprovação do Contas a Pagar: Processos que proporcionam clareza ao aprovador e orienta o responsável pela programação do contas a pagar.

Todos os compromissos a serem pagos em determinado período são apresentados ao aprovador com a data de vencimento, finalidade da despesa, e conta de despesa em que foi classificada. Essas informações são enviadas por e-mail, SMS e WhatsApp aos diretores cadastrados para que aprovem o pagamento. Caso o pagamento seja negado, é preciso registrar o motivo.

Programação de Pagamento Previstos: Podem ser agendados por diversos meses antes do vencimento.

O recurso propicia a geração de fluxo de caixa orçado, e evita esquecimentos.

Anexar documentos: Para obrigações efetivas, é possível anexar ao título o registro dos seguintes documentos: NFs/Boletos/Orçamentos, essas informações são disponibilizadas para consulta e análise dos condôminos.

Orçamento Anual: Gerado de forma automática, revisado e aprovado pela administração, pode ser acompanhado mensalmente para verificação dos desvios entre o planejamento orçado e o realizado.

Conciliação bancária: O arquivo do extrato bancário é importado e processado pelo o sistema e posteriormente automaticamente são confrontados os lançamentos no contas a pagar e contas a receber, com os dados informados no extrato, os identificados são baixados automaticamente, restando os valores de taxas e outros valores que no próprio ambiente de conciliação são classificados e processados.

O processo é feito com base em informações do próprio banco, garantindo que os dados lançados no sistema estejam corretos.

Taxa condominial por rateio: Elaboração automática dos valores previstos, por conta sintética de despesa, com base nos eventos ocorridos no mês anterior.

Envio de link por e-mail, SMS e WhatsApp para aprovação pelo síndico/diretor dos valores projetados. 

O síndico pode alterar valores e incluir outros. Após aprovação dos valores, a administração promove o rateio para que os boletos possam ser elaborados.

Boletos: Enviados de acordo com a preferência do condômino em suas informações cadastrais (ele mesmo pode alterar). O envio individual pode ser por e-mail, SMS ou WhatsApp.

Todo envio de boleto fica registrado para consulta. Boletos extras, seguem o mesmo princípio. Quando da geração do boleto mensal, inquilinos devedores são identificados, e os proprietários são notificados por e-mail. 

Baixa Boletos no contas a receber: Feita de forma automática com base no arquivo baixados do banco. Todos os arquivos são armazenados e ficam disponíveis para consultas. Após o processamento das informações é gerado um relatório dos títulos baixados no banco além das possíveis inconsistências, essas informações podem ser enviadas diariamente por e-mail para o administrador.

Remessa Boletos: Após a geração de qualquer boleto, mensal, acordo ou multa, o arquivo de remessa deverá ser enviado ao banco. O sistema possuí diversos tipos de alertas que garantem que o boleto seguirá para ser processado. Todo arquivo de remessa é gravado na base de dados e fica disponível para consulta.

Cobrança Simples: No mês de competência pode-se enviar automaticamente e-mail de alerta ao condômino, do não pagamento do boleto. Os dados são registrados para manter o histórico de cobranças.

Não enviamos nenhuma notificação de vencimentos futuros aos condôminos.

Cobrança Extra Judicial: Automaticamente por comando da administração, o sistema gera um consolidando de todas as pendências financeiras do condômino, e as envia por e-mail/SMS e WhatsApp. Todo comunicado enviado é registrado para manter um histórico para futuras medidas judiciais, ou mesmo acordo. Trata-se de um processo simples, que traz resultados positivos para o condomínio, minorando os desgastes de uma cobrança judicial. Se necessário a administração promove o status de cobrança extrajudicial para judicial.

Departamento Jurídico: As cobranças “promovidas para o Jurídico”, ficam bloqueadas para novas ações de cobranças pela administração. O Jurídico tem acesso a todos os históricos de cobranças anteriormente registrados. É possível que a empresa de cobrança (advogado) elabore acordos (emitir boletos) diretamente na plataforma do condomínio, permitindo que a administração acompanhe a evolução dos trabalhos. O jurídico pode registrar no site a url do processo ajuizado, ficando disponível para consultas no site da justiça.

Na elaboração do acordo, todos os títulos negociados ficam registrados para manter o histórico, e caso o acordo celebrado não seja cumprido, é possível retornar os títulos originais anteriormente negociados a sua posição original (anterior). Em caso de descumprimento do acordo ou exclusão deste, o condômino e a administração, são notificados automaticamente por e-mail, que é armazenado no histórico de cobranças.

Demonstrativo financeiro: Dinamicamente pode-se verificar as despesas e receitas do mês, gerar comparativos analíticos e/ou sintéticos, avaliar despesas por meio de gráficos com histórico mensal/anual. Os pagamentos de despesas ocorridos têm a eles associados os recibos de pagamentos, NFs de compra, orçamentos, contratos etc. Os demonstrativos podem ser enviados mensalmente aos condôminos por e-mail.

Dashboard: Interface gráfica que oferece visualizações rápidas dos principais indicadores de desempenho relevantes para a gestão do condomínio, o entendimento é muito simples.

Gráficos: Disponibilizamos diversos outros gráficos aplicados para vários cenários, como multa/advertência por período e tipo, quantidade mensal de utilização de envio de e-mail, SMS e WhatsApp, locação de dependência, evolução da inadimplência mensal, entre outros.

Portaria

Livro de ocorrência específico para gestão de segurança e patrimônio registrado na portaria (ocorrências do condômino não fazem parte deste livro, há uma específica para elas). 

Cada condômino consulta as suas informações. Diretores podem consultar a lista geral de entrada e saída na portaria em seu perfil.

Baixa automática dos condôminos (relacionados, funcionários e veículos) na saída por mudança. 

Possibilita verificação se o inquilino que esteja de saída por mudança possui débitos e/ou reservas de espaço em aberto. 

Porteiro pode verificar contatos de urgência dos condôminos, registro de entrada e saída de veículos e pessoas (condôminos e terceiros).

No registro de pessoas quando o visitante for prestador de serviço é possível informar o tipo de atividade/ocupação/profissão, essa informação é útil para o condomínio na busca por profissionais.

O condômino pode determinar o bloqueio de seus relacionados em seu próprio perfil. É possível que o condômino notifique a portaria de visitas aguardadas (Recados)

Promove a entrada de pessoas previamente cadastradas pelo condômino de acordo com lista de convidados de seu evento. 

Prestadores de serviço relacionados ao condômino, com fim de contrato efetivado, tem sua permissão de entrada cancelada na portaria.

O Porteiro pode notificar o condômino por WhatsApp e ou e-mail da chegada da encomenda/correspondência.

Controle de saída/entrada de mudanças (na saída baixa desativa o condômino).

Controle de saída/entrada de transporte de objetos (móveis, utensílios etc).

Pets: observa-se que em muitos condomínios alguns pets se perdem de seus donos/unidades, e para ajudar na identificação é disponibilizado na portaria a relação de pets cadastrados com fotos, o que pode facilitar a identificação. 

Recursos Extras

Confira alguns recursos extras que o OnlineCondo possuí!

Consumo: É possível se fazer o registro de consumo da Água e Gás. As leituras podem ser feitas diretamente no equipamento de medição (hidrômetro por exemplo) utilizando-se um celular e é possível captar a foto dos dados da leitura. As informações do consumo e valores são disponibilizadas para os condôminos, por meio de históricos e gráficos. De acordo com cada unidade os respectivos valores são automaticamente alocados no boleto.

Eventos: Administração registrará todos os eventos que requer acompanhamento. É similar a uma agenda eletrônica, com o diferença de que pode se replicar o mesmo evento n meses consecutivos, parametrizar para que aviso por e-mail seja enviado n dias de antecedência à data agendada e ainda quem deve receber o email. Diariamente é executado um processo que avalia as condições dos eventos reportando-os para as pessoas conforme escolha previa. Exemplos de eventos: vencimento de prazo de extintores, exames funcionais, vencimento contratos e outros.

Alertas: Diariamente vários processos automatizados são executados a fim de apontar as atividades que devem ser executadas no dia, semana e quinzena. Isso facilita e organiza o cumprimento das tarefas diárias.

As verificações são de várias naturezas tais como: prazo para convocação de assembleia, posição financeira em atraso, títulos registrados como previsto sem documento efetivo, acordos em atraso, e outras dezenas de informações.

O “Alerta” assegura que ações sejam tomadas.

Com frequência imobiliárias entram em contato com a administração para se informar sobre possíveis pendências de inquilinos no pagamento de taxas condominiais e outros. Desenvolvemos para esse segmento, um perfil de acesso que possibilita verificar a situação financeira das unidades por eles controladas. É possível disponibilizar acessos e notificações para imóveis disponibilizados para venda e locação.

Assembleia Virtual

O Onlinecondo se integra automaticamente por meio de APIS com a plataforma do Vote Digital e Seguro especializada em votações digitais para diversos segmentos do mercado e em particular no segmento condominial.

Ingressando na plataforma pode-se elaborar assembleias com configurações diversas, mista, parte presencial e parte virtual, presencial exclusiva e virtual exclusiva. 

A configuração dos votos podem ser unitários por unidade ou por fração ideal. O processo de comunicação dos editais pode ser veiculado na própria plataforma assim com a apresentação de toda assembleia. 

A designação das unidades aptas a votarem e as inadimplentes não aptas são incluídas automaticamente. O processo de acompanhamento da votação é seguro, e ao final da votação há vários demonstrativos de nr. de votos, votantes por pauta, e no caso de assembleia a Ata pode ser gerada de forma automática. 

Os recursos disponibilizados pela plataforma também incluem a possibilidade de elaboração de enquetes (Gratuita por 1 ano).

Contato

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comercial@onlinecondo.com.br

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